Dominio 1: Correspondencia
Todo entra con número de radicado, fecha y canal formal de ingreso. Desde ahí se clasifica, se tramita, se responde y se conserva bajo la estructura documental de la entidad, con apoyo de las TRD del AGN.
DELTADESK Nuvex™ es el módulo de gestión documental electrónica de archivo (SGDEA) de la plataforma DELTADESK. Centraliza la correspondencia institucional y el expediente electrónico en un solo sistema: cada documento entra con radicado oficial, clasificación por TRD y trazabilidad completa desde el ingreso. Los asuntos complejos evolucionan a expediente con workflow jurídico, actuaciones, firma electrónica y evidencia verificable. Diseñado para entidades públicas y organizaciones colombianas con obligaciones formales de control documental y auditoría.
DELTADESK Nuvex · SGDEA (Gestión documental)
Correspondencia y expediente electrónico, conectados desde el primer radicado.
Nuvex ordena los dos frentes clave de la gestión documental: la correspondencia, donde todo entra con número de radicado y criterio archivístico, y el expediente electrónico, donde ese mismo asunto sigue su curso con workflow jurídico, actuaciones y evidencia completa.
Dominios AGN
La apertura correcta de Nuvex empieza entendiendo qué corresponde a correspondencia y qué corresponde a expediente
En Nuvex el expediente electrónico no aparece como un anexo improvisado. La lógica, alineada con la gestión documental de la entidad, parte de reconocer dos dominios conectados: correspondencia y expediente electrónico. El primero ordena la entrada y la salida formal; el segundo conduce la vida jurídica y documental del caso cuando ese asunto sigue abierto en el tiempo.
Dominio 2: Expediente electrónico
Cuando el asunto ya no es solo un intercambio documental, Nuvex lo eleva a expediente con CUE, workflow jurídico, actuaciones, sujetos, documentos, TRD por etapa, control de estado y dossier de evidencia.
Cómo se conectan
Una radicación puede cerrar su propio ciclo en correspondencia o convertirse en actuación de un expediente. Cuando eso ocurre, Nuvex conecta ambos dominios con trazabilidad, documentos vinculados, cambios de estado y evidencia completa, sin perder el origen del radicado ni su contexto archivístico.
El problema
Lo que pasa cuando la correspondencia entra sin estructura documental real
Esto no ocurre porque las personas no quieran trabajar bien. Ocurre porque el radicado, el trámite, la respuesta, la clasificación archivística y la evidencia viven en sistemas distintos, o peor, en hábitos informales de operación.
01
Documentos que entran sin dejar rastro
Llegan por correo, los trae alguien en físico, los envían por ventanilla web o llegan al buzón institucional. Nadie los registra de la misma manera. Semanas después, ni el jefe ni el ciudadano sabe si el documento fue recibido, quién lo tiene o cuándo vence el plazo.
02
Trámites sin responsable claro
El documento llegó. Alguien lo pasó a otra área de manera verbal. Hoy nadie sabe quién lo tiene ni en qué estado está. La asignación ocurrió en una conversación, no en un sistema.
03
Respuestas que no quedan registradas
Se elaboró en Word, se envió por correo y no quedó vinculada al trámite original. Cuando llega una queja o una auditoría, la entidad no puede demostrar que respondió, ni cuándo, ni con qué resultado.
04
Plazos que se vencen sin que nadie los vea
Cada tipo de trámite tiene un plazo legal o institucional. Sin un sistema, los responsables los llevan en la cabeza o en una hoja de cálculo. Las quejas por respuestas tardías son recurrentes y previsibles.
05
Procesos que dependen de una sola persona
Si quien sabe cómo se tramita cierto tipo de solicitud se va o está ausente, el proceso se detiene. No hay flujo documentado ni reglas claras sobre quién hace qué y en qué orden.
06
Sin evidencia cuando llega el control
Llega una auditoría o una revisión de ente de control. La entidad no puede reconstruir con certeza qué pasó, quién intervino y cuándo. La respuesta existe, pero no se puede demostrar.
Cuando falla la correspondencia
Así se rompe la operación cuando el ingreso documental no queda gobernado por radicado, TRD y flujo
Cada paso sin registro es un punto ciego. Cada punto ciego es un riesgo.
Entrada sin radicación El documento no existe oficialmente
Asignación verbal Nadie es responsable formalmente
Trámite en el correo El estado real es invisible
Respuesta en Word Sin vínculo al trámite original
Sin notificación formal No hay prueba de entrega
Plazo vencido Sin alerta, sin responsable visible
Auditoría sin soporte El expediente no se puede reconstruir
Cada uno de esos vacíos es un riesgo: para la entidad, para el ciudadano y para quienes deben rendir cuentas.
Correspondencia en Nuvex
Así opera el dominio de correspondencia desde el ingreso formal hasta el cierre con evidencia
Todo inicia con número de radicado, canal de ingreso, responsable y clasificación documental. Desde ahí, Nuvex gobierna radicación, asignación, trámite, respuesta, firma, notificación y cierre, sin pasos por fuera del sistema.
01
Radicación
El documento entra por cualquier canal —presencial, ventanilla web o correo electrónico— y Nuvex genera el código oficial de radicado con fecha y hora exacta, canal de ingreso, tipo y remitente. Desde ese momento existe en el sistema y entra al gobierno documental de la entidad.
02
Asignación
El trámite se asigna a la dependencia o funcionario correspondiente con registro formal. Si se reasigna o rechaza, queda documentado: quién lo hizo, con qué causa y en qué momento.
03
Trámite
El funcionario tiene su bandeja con todos los trámites asignados, su estado y su plazo calculado automáticamente según el tipo de radicación. El sistema genera alertas antes del vencimiento.
04
Respuesta
La respuesta se elabora dentro del sistema y queda vinculada al trámite original. No hay documentos sueltos ni correos sin registro. Pasa a proceso de firma antes de salir.
05
Firma
El portal de firmas permite que el documento sea firmado electrónicamente. Una vez completada la firma, Nuvex avanza automáticamente al siguiente paso del flujo.
06
Notificación
La respuesta llega al destinatario. Para comunicaciones ordinarias, por correo electrónico. Para las que requieren evidencia formal, mediante notificación certificada con trazabilidad de entrega.
07
Cierre y archivo
El trámite se cierra con evidencia completa: respuesta vinculada, firma registrada, notificación enviada. Cada documento queda clasificado en la Tabla de Retención Documental de la entidad.
Todo el ciclo queda en el historial. Quién hizo qué, cuándo, con qué resultado. Disponible para auditoría en cualquier momento.
Cuando ese radicado abre un asunto que exige continuidad jurídica, actuaciones y control de estado, Nuvex conecta este dominio con el expediente electrónico.
Expediente electrónico
Cuando el asunto deja de ser solo correspondencia, empieza el expediente electrónico
Cuando un asunto genera múltiples radicaciones a lo largo del tiempo —un proceso contractual, una tutela, un cobro coactivo— ya no alcanza con un trámite de correspondencia. Nuvex tiene expediente electrónico: un contenedor jurídico con código único, workflow propio por tipo de proceso y registro completo de actuaciones. La correspondencia sigue siendo la puerta de entrada, pero el expediente concentra la complejidad jurídica, documental, probatoria y de seguimiento del caso.
Radicado y correspondencia puede originar, alimentar o vincularse a Expediente electrónico
Workflow del expediente
El expediente no es un estado suelto: es una máquina jurídica parametrizable
Nuvex parte de cinco esquemas jurídicos base y permite parametrizarlos según la norma, el procedimiento interno, el tipo de actuación y la realidad operativa de cada entidad.
5 esquemas jurídicos base
56 etapas modeladas en total
97 estados internos posibles
Workflow transiciones trazables por expediente
01
Workflow contractual Marco: Estatuto General de Contratación Pública (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 1082 de 2015, SECOP y manuales de contratación)
Cubre el ciclo completo del contrato estatal: planeación, selección, ejecución, seguimiento, terminación y liquidación; no empieza en SECOP, empieza en la necesidad y estructuración.
Etapas recomendadas
- Planeación y estructuración
- Apertura o publicación del proceso
- Selección y evaluación
- Adjudicación o declaratoria desierta
- Perfeccionamiento y legalización
- Ejecución y supervisión
- Modificaciones, suspensiones o novedades contractuales
- Terminación
- Liquidación y cierre
Estados internos posibles
Necesidad identificadaEstudios previos en elaboraciónPublicado en SECOPObservaciones recibidasOfertas recibidasEn evaluaciónInforme de evaluación publicadoAdjudicadoContrato perfeccionadoContrato vigenteEn ejecuciónSuspendidoTerminadoEn liquidaciónLiquidadoArchivado
02
Workflow disciplinario Marco: Ley 1952 de 2019 (Código General Disciplinario), modificada por Ley 2094 de 2021
Modela términos y hitos disciplinarios reconocibles para equipos jurídicos: indagación previa, investigación, cierre, evaluación, pliego de cargos, juzgamiento, fallo y recursos.
Etapas recomendadas
- Recepción de queja, informe o noticia disciplinaria
- Evaluación inicial de competencia y procedencia
- Indagación previa, cuando proceda
- Investigación disciplinaria
- Cierre de investigación y alegatos precalificatorios
- Evaluación de investigación: archivo o formulación de cargos
- Juzgamiento
- Pruebas, descargos y alegatos
- Fallo
- Recursos, segunda instancia o control correspondiente
- Ejecución de la sanción o archivo definitivo
Estados internos posibles
Queja recibidaEn evaluación inicialIndagación previa abiertaArchivado en indagaciónInvestigación abiertaPruebas decretadasInvestigación cerradaAlegatos precalificatoriosPliego de cargos formuladoEn juzgamientoDescargos presentadosPruebas practicadasAlegatos finalesFallo absolutorioFallo sancionatorioEn recursoEjecutoriadoSanción en cumplimientoArchivado
03
Workflow administrativo CPACA Marco: Ley 1437 de 2011 (CPACA) - actuación administrativa y decisión
Cubre el procedimiento administrativo común desde la entrada de la actuación hasta la ejecutoria y cumplimiento; no reduce CPACA a un estado de firma o notificación.
Etapas recomendadas
- Radicación de solicitud, petición, queja o actuación de oficio
- Revisión inicial de competencia, requisitos y procedencia
- Admisión, traslado, requerimiento o subsanación
- Estudio de fondo de la actuación
- Práctica de pruebas, consulta a terceros o recaudo de información
- Proyecto de decisión o acto administrativo
- Revisión jurídica y aprobación interna
- Firma o expedición del acto
- Notificación, comunicación o publicación
- Recursos en sede administrativa
- Firmeza, ejecutoria o pérdida de fuerza ejecutoria
- Cumplimiento, seguimiento o archivo
Estados internos posibles
Petición recibidaEn repartoPendiente de competenciaRequiere subsanaciónEn estudioEn pruebasPendiente de concepto técnicoPendiente de concepto jurídicoProyecto de acto elaboradoEn revisión jurídicaPendiente de firmaActo expedidoNotificadoEn término de recursosRecurso interpuestoRecurso resueltoEjecutoriadoEn cumplimientoArchivado
04
Workflow coactivo Marco: Estatuto Tributario (artículos 823 y siguientes), CPACA y CGP como apoyo según el caso
Responde al cobro administrativo coactivo con hitos jurídicos esperados: título ejecutivo, mandamiento, excepciones, cautelares, ejecución y terminación.
Etapas recomendadas
- Identificación de obligación y conformación del título ejecutivo
- Verificación de exigibilidad y apertura de cobro
- Mandamiento de pago
- Notificación del mandamiento
- Pago, silencio o presentación de excepciones
- Decisión de excepciones
- Orden de seguir ejecución
- Medidas cautelares: embargo y secuestro
- Avalúo, remate o aplicación de bienes
- Acuerdo o facilidad de pago, si aplica
- Terminación del proceso y archivo
Estados internos posibles
Obligación identificadaTítulo ejecutivo conformadoEn cobro persuasivoCobro coactivo iniciadoMandamiento proyectadoMandamiento expedidoNotificación pendienteNotificadoEn término de pagoExcepciones presentadasExcepciones resueltasOrden de seguir ejecuciónEmbargo decretadoSecuestro decretadoAvalúo pendienteRemate programadoAcuerdo de pago vigentePago totalProceso terminadoArchivado
05
Workflow de tutela Marco: Decreto 2591 de 1991
Soporta el trámite preferente y sumario con tiempos cortos: admisión, notificación, informe, fallo, impugnación, segunda instancia, eventual revisión y cumplimiento.
Etapas recomendadas
- Radicación de la acción de tutela
- Revisión inicial, reparto y competencia
- Admisión, inadmisión o rechazo
- Notificación al accionado y vinculados
- Informe o respuesta del accionado
- Pruebas, medidas provisionales o vinculaciones adicionales
- Fallo de primera instancia
- Impugnación, si aplica
- Fallo de segunda instancia
- Remisión a Corte Constitucional para eventual revisión
- Cumplimiento del fallo
- Incidente de desacato, si aplica
- Cierre y archivo
Estados internos posibles
Tutela radicadaEn repartoPendiente de admisiónAdmitidaInadmitidaRechazadaAccionado notificadoVinculados notificadosPendiente de informeInforme recibidoEn pruebasMedida provisional decretadaFallo de primera instancia proferidoImpugnadaEn segunda instanciaFallo de segunda instancia proferidoRemitida a Corte ConstitucionalSeleccionada para revisiónNo seleccionadaEn cumplimientoIncidente de desacato abiertoDesacato resueltoArchivada
Capacidades del expediente
Lo potente no es solo abrir un expediente. Es gobernar todo lo que ocurre dentro.
Actuaciones, documentos, firma, notificación, estados, semáforo de plazos, dossier y reportes. El expediente sirve para operar, supervisar y demostrar.
Actuaciones trazables con control por etapa y TRD
Cada evento formal queda registrado como actuación con tipología validada por el estado activo del workflow. La disponibilidad de actuaciones se gobierna por etapa, y los documentos asociados se vinculan con TRD cuando corresponde.
Firma electrónica y notificación como parte del flujo
El expediente no termina en redactar un documento: pasa por firma electrónica, avanza automáticamente a etapa de notificación y consolida evidencia de salida, incluida notificación certificada cuando aplica.
Semáforo de plazos por etapa
El dashboard muestra el estado de cada expediente con semáforo verde, naranja o rojo calculado sobre los días restantes en la etapa activa, en días hábiles o corridos según la regla configurada.
Dossier e índice electrónico
Exportación del expediente completo: actuaciones ordenadas por índice, documentos vinculados con niveles de publicidad y metadatos del CUE. Disponible para auditoría en cualquier momento.
Cambios de estado automáticos y bitácora viva
Las transiciones del workflow se registran automáticamente en la bitácora. El expediente conserva fuente oficial de estado, trazabilidad de transiciones y lectura operativa para seguimiento jurídico y de despacho.
Reportes de área y centro de control
Reportes de desempeño, alertas, actividad de expediente y producción documental sobre GraphInsightHub y DatasetService. Vista por área, persona y consolidado, con embudos, tendencias y mesas de control accionables.
Capacidades
Lo que Nuvex hace hoy en correspondencia y expediente electrónico
Estas son las capacidades operativas del sistema, verificadas en el producto actual, para ambos dominios. Sin funcionalidades prometidas ni características en construcción.
Radicación multicanal
Presencial, ventanilla virtual o correo electrónico. Todo entra con número oficial de radicado, una sola fuente de verdad y consecutivo propio de cada entidad.
Asignación y seguimiento
Asignación formal con registro, reasignación trazable y rechazo con causa documentada. Cada radicación tiene un responsable identificado.
Plazos y alertas automáticas
El plazo se calcula al radicar según el tipo de trámite. Las alertas llegan antes del vencimiento, al responsable y al supervisor.
Firma electrónica integrada
Parte del flujo de respuesta, no de un módulo externo. Se solicita, se realiza, se vincula al documento y avanza el estado del trámite, todo dentro de Nuvex.
Notificación certificada
Para trámites que requieren prueba de notificación: evidencia formal de entrega con trazabilidad almacenada. No solo un correo que el destinatario puede ignorar.
Auditoría automática
Cada acción queda registrada: quién la ejecutó, cuándo, qué cambió. No es un registro manual. Es automático, no editable y disponible para consulta.
TRD integrada
Cada documento se clasifica en la estructura documental de la entidad: Área → Proceso → Serie → Tipología. Con plazo de retención definido desde la configuración.
Confidencialidad por documento
Cada archivo puede clasificarse como público, confidencial o restringido. El control de acceso por área garantiza que cada funcionario vea solo lo que le corresponde.
Supervisión gerencial
Vista consolidada del estado por funcionario, dependencia y tipo de trámite. El supervisor no necesita interrumpir a nadie para saber qué está pendiente.
Expediente electrónico
CUE estructurado, reparto ponderado WPD, cinco esquemas jurídicos base parametrizables (contractual, disciplinario, administrativo CPACA, coactivo y tutela), actuaciones validadas por etapa, semáforo de plazos y dossier exportable.
Configuración por entidad
Tipos de radicación, canales, urgencias, términos de respuesta y consecutivos propios. La configuración vive en el sistema, no en el conocimiento de un funcionario.
Reportes por área
Consolidados de radicaciones por estado, por dependencia y por vencimiento. Para que la gestión tenga números y no solo percepciones.
Trazabilidad y evidencia
Cuando llegue la auditoría, la respuesta ya está documentada
Las entidades que gestionan correspondencia formal y expediente electrónico están expuestas a quejas, revisiones de entes de control y requerimientos de información. La pregunta no es si eso va a ocurrir, sino si cuando ocurra tendrán la respuesta ordenada.
Ver cómo funciona Registro completo de cada radicación: número oficial, fecha, canal, remitente y responsable
Clasificación documental y trazabilidad archivística según la TRD aplicable
Historial de movimientos del trámite: asignación, reasignación, cambios de estado
Documento de respuesta vinculado al trámite original
Firma del funcionario responsable asociada a la respuesta
Constancia de notificación al destinatario
Evidencia de entrega en caso de notificación certificada
Log de auditoría técnica: cada acción del sistema, no editable
Plataforma DELTADESK
Componentes integrados nativamente, no módulos externos
Nuvex corre sobre la plataforma DELTADESK e integra sus componentes transversales desde la base. No hay integraciones frágiles entre sistemas separados: el ciclo completo vive en una sola plataforma con una sola fuente de datos.
Almacenamiento centralizado con vinculación por entidad. Los adjuntos se asocian a cada radicación o expediente, no quedan sueltos en carpetas de servidor.
El proceso de firma está integrado al flujo del trámite. No es un módulo externo que hay que coordinar aparte.
Confirmaciones de radicación y notificaciones automáticas salen desde el propio sistema, con plantillas configurables.
Integración nativa con proveedores de notificación certificada. La evidencia de entrega queda en el expediente del trámite.
Alertas push operativas para funcionarios y supervisores sobre cambios de estado, vencimientos, novedades y tareas críticas.
Governa el ciclo completo: 28 estados y 32 transiciones para radicaciones, más cinco esquemas independientes para expedientes.
Reparto ponderado y trazable para expedientes, con evidencia verificable de asignación y control de carga por despacho.
Tableros analíticos de operación documental y jurídica, con lectura por área, persona, estado, tendencia y alertas.
Orquesta la entrada multicanal de solicitudes y documentos para estandarizar captura, clasificación inicial y enroutamiento.
Capa de datos para explotación analítica y reportes operativos, con trazabilidad del origen y consistencia entre vistas.
El Core DELTADESK también proporciona gestión de usuarios, control de permisos por área,
suscripciones por entidad y auditoría técnica transversal.
Ver el Core
Para quién es Nuvex
Diseñado para entidades donde el trámite documentado no es optativo
Nuvex es útil cuando la correspondencia formal, el expediente electrónico, la evidencia de respuesta y los plazos de atención son parte de la operación diaria y no de una aspiración.
Entidades públicas
Con obligación legal de respuesta a peticiones, quejas y reclamos, plazos definidos y riesgo de sanciones por incumplimiento.
Áreas jurídicas y de gestión
Que manejan correspondencia institucional, procesos administrativos, contratos o expedientes con múltiples actuaciones a lo largo del tiempo.
Organizaciones con auditorías regulares
Que necesitan demostrar controles, trazabilidad y cumplimiento documental ante entes internos o externos.
Entidades con múltiples dependencias
Donde la coordinación documental entre áreas es crítica y el control centralizado evita la dispersión del proceso.
Add-on
Agente de IA institucional
Un agente entrenado para el ciclo documental de su entidad, no para uso general
La mayoría de los asistentes de IA responden preguntas genéricas. El agente de Nuvex opera dentro del contexto institucional: conoce los tipos de radicación, las TRD, los términos de respuesta, las dependencias, los expedientes y el estado actual de los trámites.
Puede orientar al ciudadano en ventanilla virtual, guiar al funcionario durante el proceso de radicación, consultar el estado de un trámite en curso o sugerir la clasificación documental según la TRD configurada.
Disponible como servicio adicional activable sobre el ciclo base de Nuvex. La especialización se configura según la estructura y los procesos propios de cada entidad.
Interpretación de solicitudes
Lee el contenido del documento entrante y extrae los datos clave para poblar los campos de radicación sin que el funcionario tenga que hacerlo manualmente.
Apoyo en radicación
Sugiere tipo de radicación, canal, urgencia y clasificación documental según el contenido del trámite. Ayuda a validar que la información ingresada sea coherente.
Consulta de estado
Responde preguntas sobre el estado actual de un trámite en curso a partir de los datos reales del sistema.
Contexto institucional
Entrenado sobre la estructura de la entidad: dependencias, TRD, tipos de proceso y términos de respuesta.
Redacción asistida
Apoya la elaboración de respuestas formales con el tono y la estructura adecuada para comunicaciones institucionales, asegurando coherencia y profesionalismo.
Lectura de carga pendiente
Analiza los trámites activos del funcionario o la dependencia y entrega una lectura priorizada de qué requiere atención, sin reemplazar las alertas del sistema.
Resumen de expediente
Genera un resumen del historial de actuaciones de un expediente para que el supervisor o el nuevo responsable pueda ponerse al día sin leer todo el registro.
Detección de similitud
Identifica si ya existe una radicación anterior con el mismo asunto o remitente, evitando duplicados, acelerando la asignación y eliminando doble trabajo.
Próximo paso
Muéstrenos cómo gestiona hoy su correspondencia y sus expedientes
La demostración parte de su operación real. Revisamos cómo reciben, reparten, responden y sostienen sus expedientes para mostrarle, sin vueltas, qué resuelve Nuvex en trazabilidad archivística, control operativo y continuidad del trámite.
También disponible para implementación SaaS o en infraestructura propia de la entidad.