Documentos sin trazabilidad
Documentos que entran por correo, físico o ventanilla sin un registro único para saber quién los recibió y qué pasó después.
DELTADESK Nuvex™ · SGDEA · Módulo insignia
Correspondencia y expedientes electrónicos bajo control.
El SGDEA insignia de DELTADESK, ya en operación: organiza todo el ciclo documental de su entidad —radicación multicanal, responsables, plazos, respuesta, firma, notificación, expediente electrónico y trazabilidad completa desde el primer ingreso.
DELTADESK Nuvex™ es un sistema de gestión documental electrónica orientado a entidades y organizaciones que necesitan controlar correspondencia, trámites, documentos, expedientes electrónicos, plazos, responsables, TRD y evidencia de respuesta.
Problema operativo
Lo que ocurre cuando la gestión documental no tiene una fuente de verdad.
El riesgo no aparece solo por falta de documentos. Aparece cuando no es claro quién recibió, quién responde, qué plazo aplica, dónde está la evidencia y cómo reconstruir el trámite.
Trámites sin responsable visible
Asignaciones informales, estados dispersos y plazos difíciles de controlar entre dependencias.
Respuestas difíciles de demostrar
Documentos, firmas y notificaciones separados del trámite original cuando llega una auditoría o una reclamación.
Capacidades principales
Lo esencial que Nuvex resuelve.
Radicación y correspondencia multicanal
Todo ingreso queda registrado con número de radicado, fecha, canal, remitente y trazabilidad.
Responsables, estados y plazos
Cada trámite tiene responsable, estado visible y alertas antes del vencimiento.
Respuesta, firma y notificación
La respuesta queda vinculada al trámite, pasa por firma y conserva evidencia de notificación.
Expediente electrónico conectado
Cuando el asunto requiere continuidad, se organiza como expediente con actuaciones, documentos y trazabilidad.
Auditoría y reportes
La entidad puede consultar quién hizo qué, cuándo, en qué estado está cada trámite y qué evidencia existe.
Flujo documental
Del ingreso al cierre, todo dentro del sistema.
Todo queda en historial para consulta, seguimiento y auditoría documental.
- 01
Radicar
Ingreso por canal autorizado con número oficial.
- 02
Asignar
Responsable y dependencia quedan registrados.
- 03
Tramitar
Estados, documentos y plazos se controlan en el sistema.
- 04
Responder
La respuesta queda vinculada al radicado.
- 05
Firmar
La firma electrónica hace parte del flujo.
- 06
Notificar
La notificación conserva evidencia de entrega.
- 07
Cerrar
El historial queda disponible para auditoría.
Expediente electrónico
Cuando el trámite crece, Nuvex lo convierte en expediente electrónico.
Algunos asuntos no se cierran con una sola respuesta. Procesos contractuales, jurídicos, administrativos o disciplinarios pueden requerir actuaciones, documentos, estados, sujetos, plazos y evidencia a lo largo del tiempo. Nuvex permite conectar la correspondencia con el expediente electrónico sin perder el origen del radicado.
Actuaciones y documentos vinculados.
Estados y plazos por proceso.
Dossier y trazabilidad para auditoría.
Evidencia y auditoría
Cuando llegue una auditoría, la historia ya debe estar documentada.
Nuvex conserva el historial del trámite: radicación, asignaciones, cambios de estado, documentos, firma, notificación y cierre. La entidad no tiene que reconstruir el proceso desde correos, carpetas o conversaciones informales.
- Número de radicado, fecha, canal y remitente.
- Responsable y movimientos del trámite.
- Documento de respuesta vinculado.
- Firma asociada.
- Constancia de notificación.
- Historial de auditoría.
Plataforma DELTADESK
Nuvex opera sobre DELTADESK Core.
Nuvex hereda la base transversal de DELTADESK: usuarios, permisos, archivos, firma, flujos, notificaciones, auditoría e integración. Eso evita que la gestión documental quede aislada del resto del ecosistema.
Para quién es
Para entidades donde el trámite documentado no es opcional.
Entidades públicas
Cuando la respuesta documental debe cumplir plazos, trazabilidad y evidencia.
Áreas jurídicas y administrativas
Para procesos con correspondencia, actuaciones, contratos o expedientes.
Gestión documental y archivo
Para controlar radicación, TRD, expediente electrónico y conservación documental.
Organizaciones auditadas
Cuando es necesario demostrar quién hizo qué, cuándo y con qué soporte.
Inteligencia operativa
Preparado para inteligencia operativa.
Nuvex puede incorporar asistencia de IA sobre su información documental: orientación, búsqueda, resumen y apoyo operativo, siempre bajo permisos y evidencia. Las capacidades avanzadas se abordan dentro de la línea Cognitiva™.
Conocer Cognitiva™Siguiente paso
Revisemos cómo Nuvex ordenaría el ciclo documental de su entidad.
En una sesión revisamos canales de ingreso, tipos de trámite, responsables, plazos, firma, notificación y expediente electrónico para definir un alcance inicial realista.